Ratgeber · Wartungsverträge
Wartungsvertrag kalkulieren: Was ein Vertrag im Jahr kostet und einbringt
Wartungsverträge laufen oft jahrelang zum selben Preis, während Löhne, Fahrzeugkosten und Material steigen. Ob ein Vertrag noch trägt, zeigt eine einfache Rechnung pro Termin und Jahr.
Die Kosten eines Wartungstermins
- Arbeitszeit vor Ort mit deinem Stundensatz.
- Fahrtzeit hin und zurück mit demselben Satz.
- Fahrtkosten für das Fahrzeug, ohne die Fahrzeit.
- Material wie Dichtungen, Filter, Kleinteile.
Kosten je Termin = (Arbeitszeit + Fahrtzeit) mal Stundensatz + Fahrtkosten + Material
Dazu kommen Kosten je Vertrag und Jahr, die nicht vom Termin abhängen: Terminplanung, Anschreiben, Rechnung und Mahnwesen.
Beispielrechnung (frei gewählte Zahlen, kein Marktwert)
Ein Vertrag kostet 150 Euro im Jahr bei einem Termin. Der Termin braucht 1,5 Stunden Arbeit und 0,6 Stunden Fahrt bei 52 Euro Stundensatz, dazu 14 Euro Fahrtkosten und 18 Euro Material. Die Verwaltung kostet 12 Euro je Vertrag und Jahr.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Arbeit und Fahrt: 2,1 Stunden mal 52 € | 109,20 € |
| Fahrtkosten | 14,00 € |
| Material | 18,00 € |
| Kosten je Termin | 141,20 € |
| Verwaltung je Vertrag | 12,00 € |
| Kosten im Jahr | 153,20 € |
| Jahresgebühr | 150,00 € |
| Beitrag | -3,20 € |
Der Vertrag liegt rund 3,20 Euro im Minus. Für 20 Prozent Quote wäre eine Gebühr von 191,50 Euro nötig, das sind rund 28 Prozent mehr als heute.
Der Satz entscheidet über die Bezeichnung des Ergebnisses
Enthält dein Stundensatz nur den Lohn, ist das Ergebnis ein Deckungsbeitrag. Er muss noch Gemeinkosten tragen. Enthält er die Gemeinkosten, ist es ein Vertragsergebnis nach Gemeinkosten. Beides ist kein Gewinn. Lege fest, welche Rechnung du machst, und halte sie für alle Verträge gleich, sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen.
Wie viele Termine trägt die Gebühr?
Tragbare Termine = (Jahresgebühr minus Kosten je Vertrag) geteilt durch Kosten je Termin
Im Beispiel trägt die Gebühr von 150 Euro nach Abzug der 12 Euro Verwaltung 0,98 Termine, also knapp einen Termin pro Jahr. Bei zwei Terminen im Jahr müsste die Gebühr entsprechend höher liegen. Verträge mit halbjährlicher Wartung zum Preis eines Jahrestermins sind eine häufige Unterdeckung.
Den Zielpreis für das nächste Jahr festlegen
Aus den Kosten ergibt sich der Preis, den ein Vertrag tragen muss. Für eine gewünschte Quote rechnest du:
Zielpreis = Kosten im Jahr geteilt durch (1 minus Zielquote)
Mit 153,20 Euro Kosten und 20 Prozent Zielquote sind das 191,50 Euro. Bei 15 Prozent wären es rund 180,24 Euro. Zwischen beiden Werten liegt deine Verhandlungsspanne. Entscheide vorher, was deine Untergrenze ist, damit du in der nächsten Preisrunde nicht aus dem Bauch heraus entscheidest.
Welche Annahmen du prüfen solltest
- Fahrtzeit: Reale Fahrtzeiten liegen oft über dem Wert, den man beim Anlegen des Vertrags geschätzt hat. Prüfe sie an einigen Terminen.
- Arbeitszeit: Bei Geräten mit Besonderheiten dauert der Termin länger als bei der Standardwartung.
- Material: Prüfe, ob Verbrauchsmaterial wirklich im Vertrag enthalten ist oder gesondert berechnet wird.
- Verwaltung: Der Aufwand je Vertrag wird gern unterschätzt, vor allem bei vielen kleinen Verträgen.
Bei Verträgen, die Störungsbeseitigung enthalten, kommen Einsätze hinzu. Dafür trägst du die Zahl der Einsätze ein, die du aus deinen eigenen Daten kennst, zum Beispiel Einsätze der letzten zwölf Monate geteilt durch die Zahl der Verträge. Erfinde keine Wahrscheinlichkeit, sondern nimm deine Erfahrung.
Häufige Fragen
Wie viel Gewinn muss ein Wartungsvertrag bringen?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Er sollte seine Kosten decken und zu den Gemeinkosten beitragen. Lege eine Zielquote fest und prüfe sie an deinen Verträgen.
Soll ich die Fahrzeit berechnen?
Sie kostet dich Geld, ob du sie berechnest oder nicht. Wenn du sie nicht gesondert berechnest, muss sie in der Gebühr stecken.
Was ist mit Verträgen, die ich nicht verlieren will?
Auch dann lohnt es sich zu wissen, was sie kosten. Entscheide bewusst, ob du sie wegen anderer Aufträge hältst, und halte es fest.
Wie oft sollte ich Wartungsverträge neu rechnen?
Mindestens einmal im Jahr, wenn sich dein Stundensatz ändert, und bei jeder Preisrunde.
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Die Beispielrechnungen verwenden frei gewählte Zahlen und sind keine Marktdaten. Der Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.