Ratgeber · Auftragsmargen
Nachkalkulation im SHK-Betrieb: So vergleichst du Plan und Ist
Viele Betriebe schreiben die Schlussrechnung und gehen zum nächsten Auftrag. Ob der abgeschlossene Auftrag so viel gebracht hat wie geplant, weiß dann niemand. Eine Nachkalkulation klärt das in kurzer Zeit, wenn man sie schlank hält.
Wozu eine Nachkalkulation gut ist
Die Nachkalkulation beantwortet eine einzige Frage: Was ist tatsächlich übrig geblieben, und warum weicht es vom Plan ab? Aus der Antwort entsteht die nächste, bessere Kalkulation. Ohne sie wiederholst du Fehler, die du nicht kennst.
Was du dafür brauchst
- Die Angebotssumme und, falls abweichend, den abgerechneten Betrag (zum Beispiel mit Nachträgen oder nach einer Minderung).
- Die geplanten Kosten aus der Angebotskalkulation: Material, Arbeitsstunden, Fremdleistungen, Fahrten und Sonstiges.
- Die tatsächlichen Kosten: Materialrechnungen und Lieferscheine, Stunden aus den Stundenzetteln, Rechnungen der Partner.
- Deinen internen Stundensatz. Wichtig ist zu wissen, ob er nur Lohn oder auch Gemeinkosten enthält.
Der Ablauf in vier Schritten
- Geplante und tatsächliche Kosten je Kostenart gegenüberstellen.
- Beide Ergebnisse berechnen: Angebot minus geplante Kosten und abgerechneter Betrag minus tatsächliche Kosten.
- Die Abweichung je Kostenart in Euro berechnen und der Größe nach ordnen.
- Zu den zwei, drei größten Abweichungen die Ursache klären und festhalten.
Beispielrechnung (frei gewählte Zahlen, kein Marktwert)
Ein Bad wird für 22.000 Euro angeboten. Geplant sind 7.500 Euro Material, 110 Stunden zu 48 Euro Lohnkosten und 400 Euro sonstige Kosten. Tatsächlich fallen 8.600 Euro Material, 138 Stunden und 650 Euro sonstige Kosten an.
| Kostenart | Geplant | Tatsächlich | Wirkung auf das Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Material | 7.500 € | 8.600 € | -1.100 € |
| Arbeitsstunden | 5.280 € | 6.624 € | -1.344 € |
| Sonstige Kosten | 400 € | 650 € | -250 € |
| Deckungsbeitrag | 8.820 € | 6.126 € | -2.694 € |
Die Quote sinkt von 40,1 auf 27,8 Prozent. Größter Treiber sind die Stunden mit 1.344 Euro, gefolgt vom Material. Hätte der Betrieb die tatsächlichen Kosten gekannt, hätte er rund 26.500 Euro verlangen müssen, um die geplante Quote zu halten.
Welche Fragen die Zahlen aufwerfen
- Stunden über Plan: War die Kalkulation zu knapp, gab es Nacharbeit, Wartezeiten, unerwartete Zustände im Bestand oder unvollständige Vorbereitung?
- Material über Plan: Stimmte die Mengenermittlung? Haben sich Einkaufspreise geändert? War der Verschnitt zu niedrig angesetzt?
- Fremdleistungen über Plan: Lag das Angebot des Partners erst nach deinem Angebot vor?
- Erlös unter Angebot: Gab es Abzüge, Minderungen oder Leistungen, die du nicht in Rechnung gestellt hast?
Notiere zu jeder Antwort, was du künftig anders machst: Zeitwerte in der Kalkulation anpassen, einen Zuschlag erhöhen oder einen Prozess ändern. Erst dann hat sich die Nachkalkulation gelohnt.
So wird aus einer Auswertung eine Gewohnheit
Eine Nachkalkulation, die nur einmal passiert, verpufft. Wirksam wird sie, wenn sie fester Bestandteil des Auftragsabschlusses ist. Dafür reichen wenige Regeln:
- Der Auftrag gilt erst als abgeschlossen, wenn Plan und Ist nebeneinanderstehen.
- Die Zahlen kommen aus den Unterlagen, die ohnehin vorhanden sind: Lieferscheine, Stundenzettel, Rechnungen.
- Alle zwei, drei Monate schaust du die letzten Aufträge nebeneinander an und suchst nach Mustern, zum Beispiel immer zu knappe Stunden bei Badsanierungen.
- Aus jedem Muster wird eine konkrete Änderung in der Kalkulation oder im Ablauf, die jemand verantwortet.
So wächst mit der Zeit eine eigene Datenbasis aus deinen Aufträgen, die jede Schätzung im Angebot verbessert.
Häufige Fragen
Muss ich jeden Auftrag nachkalkulieren?
Nicht jeden gleich tief. Sinnvoll ist eine kurze Nachkalkulation bei größeren Aufträgen und bei Auftragsarten, die du häufig machst. Aus einer Stichprobe lernst du oft schon genug.
Reicht eine Tabelle, oder brauche ich Software?
Für den Anfang reicht eine Tabelle oder ein Werkzeug, in das du die Summen einträgst. Eine eigene Zeiterfassung ist nicht nötig, wenn du die Stunden aus den Stundenzetteln addierst.
Was ist der Unterschied zwischen Nachkalkulation und Angebotskalkulation?
Die Angebotskalkulation schätzt die Kosten vor der Abgabe, die Nachkalkulation misst sie danach. Aus der Nachkalkulation holst du die Zeitwerte und Zuschläge für die nächste Angebotskalkulation.
Wie gehe ich mit Nachträgen um?
Trage den tatsächlich abgerechneten Betrag als abweichenden Erlös ein. So siehst du, wie viel der Nachträge in den Kosten steckt und wie viel davon tatsächlich bezahlt wurde.
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Die Beispielrechnungen verwenden frei gewählte Zahlen und sind keine Marktdaten. Der Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.