Ratgeber · Stundensatz
Produktive Stunden berechnen: Von der Sollarbeitszeit zur verrechneten Stunde
Der Stundensatz hängt stärker von der Zahl der Stunden ab, als die meisten erwarten. Wer mit 2.080 Stunden pro Mitarbeiter rechnet, kalkuliert für Zeit, die nie auf einer Rechnung landet. Die ehrliche Zahl liegt weit darunter.
Drei Zahlen, die oft verwechselt werden
Anwesenheitsstunden, produktive Stunden und verrechnete Stunden klingen ähnlich, sind aber drei verschiedene Dinge:
- Anwesenheitsstunden: Die Stunden, die ein Mitarbeiter im Jahr tatsächlich im Betrieb oder auf der Baustelle ist, also Sollarbeitszeit ohne Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung.
- Produktive Stunden: Der Teil der Anwesenheit, der auf Aufträge entfällt. Werkstatt, Lager, Besprechungen und Aufräumen sind abgezogen.
- Verrechnete Stunden: Der Teil der produktiven Stunden, der bezahlt wird. Nacharbeit, Gewährleistung, Leerlauf und Kulanz sind abgezogen.
Nur die dritte Zahl bringt Geld. Für den Stundensatz ist sie die entscheidende.
So rechnest du es aus
- Arbeitstage im Jahr: 52 Wochen mal 5 Tage ergeben 260 Tage.
- Abwesenheiten abziehen: Urlaubstage, Feiertage auf Arbeitstagen, durchschnittliche Krankheitstage und Fortbildungstage.
- Mit der Stundenzahl pro Tag multiplizieren (bei 40 Wochenstunden sind das 8). Das sind die Anwesenheitsstunden.
- Die Zeit ohne Kundenbezug in Prozent abziehen. Das sind die produktiven Stunden.
- Den Anteil nicht bezahlter Stunden in Prozent abziehen. Das sind die verrechneten Stunden.
Verrechnete Stunden = (260 minus Abwesenheitstage) mal Stunden pro Tag mal (1 minus Zeit ohne Kundenbezug) mal (1 minus nicht verrechnet)
Beispielrechnung (frei gewählte Zahlen, kein Marktwert)
Ein Geselle hat 30 Urlaubstage, 10 Feiertage auf Arbeitstagen, 12 Krankheitstage und 3 Fortbildungstage. Die Zeit ohne Kundenbezug schätzt der Betrieb auf 15 Prozent, die nicht bezahlten Stunden auf 10 Prozent.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Anwesenheitstage | 260 minus 30 minus 10 minus 12 minus 3 | 205 Tage |
| Anwesenheitsstunden | 205 mal 8 Stunden | 1.640 Stunden |
| Produktive Stunden | 1.640 mal 0,85 | 1.394 Stunden |
| Verrechnete Stunden | 1.394 mal 0,90 | rund 1.255 Stunden |
Von 2.080 Sollstunden bleiben rund 1.255 verrechenbare Stunden übrig, etwa 60 Prozent. Wer mit 2.080 Stunden rechnet, kalkuliert für Zeit, die niemand bezahlt.
Was das für den Stundensatz bedeutet
Angenommen, ein Mitarbeiter verursacht samt anteiliger Gemeinkosten 80.000 Euro Kosten im Jahr. Verteilt auf 1.394 produktive Stunden wären das 57,39 Euro je Stunde. Werden aber nur 1.255 Stunden bezahlt, sind es 63,77 Euro. Der Unterschied von 6,38 Euro je Stunde entsteht allein dadurch, dass zehn Prozent der produktiven Zeit nicht bezahlt werden.
Das gilt in beide Richtungen: Jeder Prozentpunkt, den du weniger Leerlauf, Nacharbeit und Kulanz hast, senkt den Satz, den du verlangen musst, oder erhöht dein Ergebnis bei gleichem Satz.
Woher du die Zahlen bekommst
- Urlaub und Feiertage: aus dem Arbeitsvertrag und dem Kalender.
- Krankheit: aus deiner Lohnbuchhaltung, am besten als Durchschnitt der letzten zwei oder drei Jahre.
- Zeit ohne Kundenbezug: aus Stundenzetteln oder einer vierwöchigen Stichprobe. Wenn es keine Aufzeichnung gibt, ist eine ehrlich geschätzte Zahl besser als keine.
- Nicht bezahlte Stunden: aus einem Vergleich der erfassten Auftragsstunden mit den abgerechneten Stunden.
Hinweis: Gerade beim Anteil der nicht bezahlten Stunden lohnt sich eine kritische Schätzung. Er ist meist größer, als man denkt, und treibt den Satz am stärksten.
So verbesserst du die Zahl
Wer mehr verrechnete Stunden erreicht, braucht weniger Satz oder verdient bei gleichem Satz mehr. Typische Ansatzpunkte sind weniger Materialtouren durch bessere Planung, vorbereitete Aufträge, damit niemand wartet, saubere Erfassung von Zusatzleistungen und weniger Nacharbeit durch eine Rückmeldung an die Kalkulation. Messe zuerst, dann entscheide, wo du ansetzt.
Häufige Fragen
Muss ich für jeden Mitarbeiter einzeln rechnen?
Besser je Gruppe, zum Beispiel Meister, Gesellen und Helfer. Sie haben unterschiedliche Löhne und oft unterschiedliche Anteile an Büro, Werkstatt und Kundenzeit.
Wie finde ich den Anteil der Zeit ohne Kundenbezug?
Am besten über eine Stichprobe von vier Wochen mit Stundenzetteln, auf denen Aufträge und sonstige Zeiten getrennt sind. Ohne Aufzeichnung hilft eine ehrliche Schätzung.
Zählen Fahrten zum Kunden als produktive Zeit?
Das hängt davon ab, ob du sie berechnest. Werden Anfahrt und Fahrzeit bezahlt, zählen sie zu den verrechneten Stunden. Wenn nicht, gehören sie zur Zeit ohne Kundenbezug und treiben deinen Satz.
Reicht eine Zahl für den ganzen Betrieb?
Für den Anfang ja, für eine belastbare Kalkulation nicht. Sobald du mehrere Gruppen hast, zeigt eine Rechnung je Gruppe, welche sich trägt und welche nicht.
Weiterlesen
- Stundenverrechnungssatz berechnen: Schritt für Schritt im SHK-Betrieb
- Aufschlag oder Marge: Der Unterschied bei der Preiskalkulation im Handwerk
Die Beispielrechnungen verwenden frei gewählte Zahlen und sind keine Marktdaten. Der Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.